Gastblog voor Team Confetti #24: Freelance Girlboss planning

gastblog_1_freelancegirlbossplanning
Bij een nieuw jaar horen nieuwe plannen. Zoals je vorige week al op de blog van Team Confetti kon lezen heb ik geen goede voornemens opgesteld, maar ik heb wel een plan om mijn bedrijf zo efficiënt mogelijk te kunnen runnen in 2017. Hiervoor stelde ik aan het einde van vorig jaar een nieuwe freelance GIRLBOSS planning op die ik graag met jullie deel vandaag.
A new year comes with new plans. At least it does for me. And although I decided not to make any New Year’s resolutions, I did make a plan to make my business function as efficiently as possible in the coming year. How? By designing a new kind of schedule I call the ‘Freelance GIRLBOSS Schedule’, which I’d love to share with you today.

Als freelancer en/of kleine ondernemer ben je 1001 verschillende ‘werknemers’ in één: van directeur tot productontwikkelaar, van verkoper tot administratief medewerker. Sommige van die taken zijn leuk en (veel) andere ook niet. Maar dat maakt ze niet minder belangrijk. Daarom begin ik dit jaar dus met een nieuwe planning die ervoor zorgt dat ik wekelijks alle taken van het ondernemerschap (hoe vervelend die ook kunnen zijn) tackle.
As a freelancer/small entrepreneur, you are just about 1001 different ’employees’ in one. You’re CEO, designer, salesperson, accountant and so on. All in one person. Some of those tasks are your favourites and others will be far from that. But that doesn’t mean they’re less important. That’s why I designed this planning with one thing in mind: Making sure I cover ALL entrepreneur-ish tasks (even the boring ones) on a weekly basis.

Het idee van deze planning is gebaseerd op dit artikel van Studio Meroe dat ik een tijdje geleden op internet vond. Het idee achter deze planning is dat je in de ochtend als eerste een ‘X hoeveelheid’ tijd besteedt aan taken die altijd terug zullen komen in je werkroutine, maar die je vaak (om verschillende redenen) links laat liggen. Denk daarbij aan dingen als inspiratie opdoen (noodzakelijk voor creatievelingen), administratie, opruimen, acquisitie en marketing. Elk van deze activiteiten plan je op een andere dag en zo zorg je dus dat je jezelf er min of meer toe verplicht wekelijks aandacht te besteden aan dingen die je óf altijd uitstelt (want: niet leuk) óf waar je simpelweg niet aan toe komt (want: geen tijd). Wanneer je de met jezelf afgesproken hoeveelheid tijd (ik plan zelf dagelijks anderhalf tot twee uur in voor deze ‘moetjes’) met de taak in kwestie bezig bent geweest leg je het opzij en kan de rest van je werkdag (vol met opdrachten voor klanten bijvoorbeeld) beginnen.
Op basis van dat principe stelde ik voor mezelf de volgende planning op:
The idea of a schedule like this is based on this post by Studio Meroe. It makes sure that you cover all of these tasks on a weekly basis by simply blocking time for one of them every day of the week. In my case, I chose six of the most important tasks I either HAVE to do or usually procrastinate on way too long. Then I block 1,5 to 2 hours for them every week. After these ‘blocked’ hours, I’ll just ‘start’ my work day like any other and will be working on client projects and such.
Having done that, my new schedule looks something like this:

Maandag: Marketing
Marketing. Ik heb er jarenlang les in gehad en het is en blijft niet mijn ding. Van de daken schreeuwen hoe fantastisch mijn producten zijn en dat iedereen ze moet kopen. Nope. Onder marketing-werkzaamheden versta ik het versturen van persberichten, het samenstellen en up to date houden van een perskit, het versturen van nieuwsbrieven, het plannen van social media en bloggen. Met al deze taken bij elkaar ben ik natuurlijk meer dan twee uur per week bezig en als ik meer tijd beschikbaar heb dan zal ik die daar ook zeker aan besteden. Heb ik die tijd niet, dan kan ik die twee uur gebruiken om vast na te denken over leuke onderwerpen voor mijn blog bijvoorbeeld.

Monday: Marketing
Although I did follow marketing courses in both my bachelor studies, It was never my favourite. Let’s just say talking about myself and my work as if it’s the best thing on the planet isn’t my strong suit. So the first 1,5 to 2 hours of monday I will be writing press releases and newsletters, I’ll be working on a presskit (and keeping it up to date) and my blog and I will be planning my social media posts. Of course all these tasks combined take up way more time than I blocked in my schedule. But that’s all right; if I have more time to spare I can put more effort in it and if I don’t at least I spent some time on brainstorming post-subjects for my blog for example.

Dinsdag: Acquisitie
De vreselijkste van de vijf. Opdrachten komen niet aanwaaien, maar daar moet je als freelancer vaak zelf voor zorgen. Ik zal dus in deze tijd mijn portfolio updaten en versturen naar verschillende (potentiële) opdrachtgevers. Ook kan ik deze tijd gebruiken voor het werven van nieuwe verkooppunten voor mijn producten.

 Tuesday: Acquisition
My absolute least favourite. As a freelancer, commissioned projects don’t just walk into your office of their own accord: making sure you have enough projects to pay the bills is hard work. I’ll use this time to update my portfolio and send it to possible clients. And do follow up on that when needed. I’ll also be using this time to find more retailers for my products.

Woensdag: Productontwerp
Deze reken ik zeker niet tot de ‘moetjes’, want productontwerp vind ik een van de leukste dingen binnen mijn bedrijf! Maar door deze taak wel op de wekelijkse aandacht-lijst te zetten zorg ik er voor dat ik (ook al verdrink ik in de opdrachten) bezig blijf met nadenken over nieuwe producten. Mijn webshops vormen immers een groot onderdeel van mijn werk en inkomen.

Wednesday: Product design
This one is definitely not one of the tasks that I dislike, but since it’s one that’s very important for my monthly income, I did decide to put it on the ‘must do’ list. Even though I might sometimes be crammed with client projects, keeping my collection of products up to date is very important too. I’ll use this time to work on new ideas and sketch for new products, or to finalize designs and send them to the printer.

Donderdag: Administratie
In de breedste zin van het woord. Van het inboeken van bonnetjes en bijwerken van de BTW-aangifte-excelsheet tot het beantwoorden van achterstallige e-mail en het opruimen van mijn inbox.

Thursday: Administration time
I’ll be doing administration of all sorts. From working on my tax returns, to responding to e-mails to cleaning out my inbox.

Vrijdag: Plannen en opruimen
Meestal is op vrijdag mijn home-office alsof er een bom is ontploft en daar wil ik maandagochtend niet mijn werkweek in beginnen. Er moet dus opgeruimd en schoongemaakt worden. Ook gebruik ik deze tijd om een basisplanning voor de volgende week op te zetten; ik maak een to do list van wat er de volgende week moet gebeuren en ik plan losjes in op welke dagen ik wat ga doen. Dit kan gaandeweg nog veranderen, maar dan heb ik iets om aan vast te houden en mooi zicht op wat ik allemaal nog moet doen.

Friday: Planning and cleaning
On fridays, my home office usually looks like a bomb has exploded in there and that is not what I want to walk back into on monday morning. So I’ll be spending some time on cleaning up my studio, but I’ll also be planning for the week ahead. I’ll clean up my to do list and see what tasks (if any) remained from the current week. I either move them to the next one (if necessary) or I remove them from the list altogether (if it turns out they weren’t that important to begin with). That way, I’ll know what to start with once the new week starts.

Weekend: Inspiratie
Inspiratie is belangrijk en voor creatievelingen zelfs onmisbaar. Ik hoor je vragen; waarom heb je dit dan niet ingepland? Nou, dat komt omdat ik wil proberen mijn inspiratie minder van internet en meer uit het ‘echte leven’ te halen. Op internet ligt ‘het vergelijken’ altijd op de loer en dat kan funest zijn voor mijn zelfvertrouwen en workflow. En aangezien ik ga proberen in het weekend minstens één dag écht niet met werk bezig te zijn leek het mij een goed idee deze twee met elkaar te combineren.

Weekend: Inspiration
Inspiration is very important for creative people and it’s definitely something I need on my ‘must do’ list every weekend. I scheduled this task for the weekend, however, because I want to encourage myself to find inspiration outside of my office and away from my computer. Looking for inspiration on the web comes with the danger of comparison: something I want to try and keep away from as much as possible this year. And since I’m hoping to spend at least one day of the weekend entirely work-free, I thought I might as well combine the two in weekend-ly outdoors inspiration sessions.

Dat is hem dan. Het schema waarmee ik vanaf nu aan de slag ga (ik heb vorige week nog even gesmokkeld omdat ik weer even in de werkstemming moest komen). Wat denken jullie? Zou dit een goede manier zijn om te zorgen dat dingen die normaal gesproken te weinig aandacht krijgen toch te gaan doen? Of heb je zelf nog tips voor een efficiënte planning? Laat het me weten in de comments.

P.S.: Ben jij ook van mening dat een mooie planner zoals op de foto het maken van je planning een stuk aangenamer maakt? Dan kun je die hier aanschaffen voor een extra goed begin van je jaar! (Alvast bedankt voor je support :))

That’s it! The new schedule I’ll live and work by starting now. What do you think? What kind of schedule works best for you? Share your ideas and tips (I love tips!) In the comments below.
Oh and if you think planning is way easier when done on a cute planner, you can purchase the one in the photo (designed by me!) HERE. Thanks for your support peeps!

2 Replies to “Gastblog voor Team Confetti #24: Freelance Girlboss planning”

  1. Heel goed bezig! Hoop dat er nog ergens tijd over blijft om met ‘n ouwe tante bij te kletsen zo nu en dan 😉

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Hi there! This is me: Vera Bertens. Freelance Imagery Inventor from The Netherlands. I live and work in my New England style home that is mostly pink from the inside. In my colorful, mid-century inspired studio I make illustrations, design products and create digital content for my own brand (franje design) as well as other clients, brands and companies.

Read more about Vera >>

@verabertens
Subscribe here (Dutch only)
Logo_FranjeDesign_Footer-1.png

KvK 17260101 / © franje design 2009-2020 / All rights reserved
Privacyverklaring / Privacy Policy / Disclaimer